Parte del cómo ser un buen gerente, superior o líder es el reto de la comunicación con tu equipo de trabajo en el día a día.
En la dinámica del trabajo diario, nos enfrentamos a una gran cantidad de diversas situaciones que tenemos que resolver, tomar decisiones y producir determinados resultados; esto se conoce como el “torbellino operativo”.
En este “torbellino operativo” es donde pasamos la mayoría de nuestro tiempo, operando; y la operación tiene un fin, hacer el trabajo necesario para producir lo que tenemos que entregar a nuestros clientes. Esto permite a la empresa cumplir con sus operaciones, generar ventas y flujo de dinero para seguir operando.
La conversación de Conexión rápida nos permite como líderes tomar “instantáneas” de situaciones concretas que se presentan y esto nos ayuda a dar feedback a las personas de sus comportamientos exhibidos y de los resultados que se produjeron con esto.
Acompañamiento continuo
Mientras las personas están ocupadas en su trabajo cotidiano, es tu trabajo, como manager o líder de un equipo dar acompañamiento acerca de la calidad del trabajo realizado, las decisiones tomadas, hábitos de trabajo y comportamientos exhibidos por las personas al trabajar con otras en determinadas situaciones.
Se puede realizar este acompañamiento de forma efectiva de diversas formas:
- Al caminar con la persona al terminar una reunión
- En las reuniones diarias de seguimiento a la operación
- En las reuniones semanales de revisión de avance
- Por mail al dar feedback
- Entrevistas cortas “uno a uno” para dar feedback
El objetivo es proveer de información a la persona acerca de la calidad de su trabajo rápidamente y de forma concreta. Esto ayudará a las personas a recibir feedback de su manager o líder de equipo acerca de su trabajo, sus avances en su responsabilidades y los mantiene enfocados en los objetivos a lograr.
Lo importante es mantener una conversación continua con los miembros del equipo, brindar ayuda cuando se enfrentan a situaciones que están por encima de sus capacidades, acercar recursos nuevos de apoyo, compartir conocimiento y experiencias que ayude al empleado a mejorar su desempeño.
Esta conversación es corta, informal y enfocada en dar feedback y dirección a las personas para que logren un nivel alto de autonomía. su duración será 1 a 10 minutos.
Sesión de avance diario
Una de las conversaciones más importante para desarrollar el hábito de dirección y crear responsabilidad es realizar sesiones diarias de avance del equipo de su trabajo.
Esta debe de realizarse de forma rápida y ágil. El propósito de esta conversación es mantener a las personas del equipo enfocadas en la calidad de su ejecución y en los objetivos de corto plazo a lograr.
Una metodología que puedes probar es la siguiente:
- Realizarla al comienzo del día
- Todas las personas reportan su avance diario del día anterior vs su plan
- Informan si enfrentaron algún problema
- Pueden solicitar ayuda o dirección a su supervisor en determinados temas
- Comunican en que van a trabajar durante el día
- Cada persona tiene de 1 a 2 minutos para comunicar esto
En este nuevo mundo de trabajo “post COVID-19”; el dar acompañamiento diario a los equipos es todo un nuevo desafío para los managers o líderes. Puede ser que el equipo siga trabajando de forma remota, o algunas personas del equipo ya estén trabajando en el sitio físicamente o que se tenga una forma híbrida de trabajo.
Puedes intentar diversas fórmulas para llevar a cabo esta sesión de revisión diaria del trabajo, lo importante es que la realices. Verás que como líder del grupo, sentirás que tiene más información acerca del avance de los objetivos y de los resultados a producir por las personas del equipo y podrás tomar decisiones de ajuste en caso que observes que algo está sucediendo y que no se está avanzando con el ritmo o en la dirección correcta del objetivo.
Sesión de avance semanal
Esta conversación su propósito es conocer el avance del trabajo al final de la semana, conocer los problemas que surgieron, las decisiones tomadas y se establece la dirección del trabajo individual y del grupo para la nueva semana.
Al igual que la sesión de avance diario, esta sesión de avance semanal es corta, enfocada sólo al trabajo de la semana que recién termino y creando un pronóstico del trabajo a realizar para la nueva semana que comienza.
Las personas comparten su progreso logrado en la semana, solicitan ayuda en caso de requerir algún tipo de soporte del equipo o del líder para que puedan avanzar con su trabajo; planifican el trabajo de la nueva semana y esto ayuda a las personas en fortalecer su capacidad de dirección, organización y planificación.
Feedback al caminar
Esta conversación es rápida e informal; el líder da feedback a la persona justo al terminar un evento, reunión o conferencia. El propósito es dar feedback a la persona acerca de un comportamiento observado de lo ocurrido durante el evento.
Este feedback es una ayuda valiosa a las personas para que su auto-conocimiento se incremente; ya que muchas veces tenemos comportamientos que son habituales ya en nosotros y no somos consciente cuando los utilizamos y que producen un impacto en otros personas al trabajar.
Al dar información a las personas acerca de esto, les ayuda a ser conscientes de este hábito y pueden tomar las acciones necesarias para hacer los ajustes o cambios necesarios. Así, lo que se espera con esta conversación rápida es la mejora de hábitos y de la calidad del trabajo de las personas.
Resumen
Que las personas sean autónomas con su trabajo es todo un desafío para los managers y líderes de grupos de trabajo; demanda constancia y propósito del líder. A través de dar feedback continuo a los miembros del equipo es una buena forma de ayudarles a ser conscientes de ciertos hábitos o estilo de trabajo que puede ser modificado y hacer los cambios necesarios para mejorar.
Ayudar a las personas a mantener su enfoque en los resultados diarios o semanales a producir es vital para mantener al equipo enfocado en los objetivos a lograr. Las sesiones diarias y semanales son un forma práctica, sencilla y ágil de lograr que cada día tenga un propósito de logro en el trabajo cotidiano de las personas.
