Hemos compartido en otros artículos acerca del proceso para ayudarte en la mejora continua en la realización de tus objetivos o de tus proyectos. Comienza el proceso con el establecimiento de una dirección, determinando el o los objetivos a lograr, comunicar estos a las personas, tener conversaciones de ajuste rápido de sus roles y las conversaciones de check-in para conocer el avance logrado.
Ahora, vamos a explorar la conversación de revisión del progreso logrado. Esta conversación es formal, con una duración de 30 a 60 minutos y se requiere una preparación previa de parte de las personas que tienen la responsabilidad de trabajar con objetivos o ser líderes de un proyecto.
De jefe a coach
Las personas quieren trabajar con líderes que les ayuden a aprender, crecer, provean feedback que les ayude a mejorar su trabajo y les acompañen en su desarrollo profesional.
Ser coach es algo que las personas esperan de su manager. Quieren y esperan que su supervisor directo les ayude a tener una dirección y un propósito claro en su trabajo. Tener una idea concreta del porque están trabajando y porque es importante y trascendente su trabajo que realizan.
Uno de los entregables más importantes del manager o líder, es establecer la dirección, determinar los objetivos / metas a lograr y coordinar el trabajo de las personas con las que trabajan para lograr esos objetivos. Solo con la ayuda y contribución de las personas del equipo, logrará la realización de esos objetivos.
Revisiones de progreso
Un coaching efectivo demanda al manager mantener la atención en los objetivos y los resultados a lograr a través del tiempo y tomar las acciones necesarias para revisar el progreso de los mismos a través del año y de realizar los ajustes necesarios para cuidar de llegar a las metas que se esperan durante un periodo de tiempo.
Las previas conversaciones exploradas ayudan a cuidar e ir mejorando la calidad de la ejecución durante la operación del trabajo diario y cotidiano; la conversación de revisión de progreso es una sesión formal donde se revisará el progreso logrado de los objetivos y los resultados esperados.
Como manager es necesario que establezcas con tu equipo de trabajo los objetivos y resultados a lograr y que dediques un tiempo específico a revisar la calidad del progreso de estos, las dificultades que están enfrentando, los problemas que van surgiendo, las decisiones a tomar para mantener la correcta dirección en su progreso; y también a establecer una revisión de prioridades, asignación de recursos y construir los planes de acción necesarios que den apoyo a los objetivos y resultados a lograr.
Durante la revisión de progreso es importante observar y reconocer los éxitos logrados, esto te ayudará a mantener la motivación, el compromiso y responsabilidad en las personas del equipo; celebrar los logros con el equipo es algo vital que un manager necesita desarrollar y cultivar.
Proceso
La revisión del progreso de objetivos y resultados se realiza en periodos mensuales, trimestrales, semestrales y anuales. La recomendación es que si quieres ganar velocidad de hacer ajustes y ser más ágil en identificar posibles desviaciones, realices esta revisión cada mes.
Es conveniente además de tener una revisión mensual del progreso logrado de los objetivos y de evaluar los resultados obtenidos en el mes, que realices una revisión del periodo trimestral. Así podrás tener una mejor y más amplia perspectiva acerca de cómo se está progresando en los objetivos por parte del equipo.
Se inicia el proceso informando a las personas durante la conversación de establecimiento de expectativas, que cada mes se revisará el progreso de los objetivos y que al final de cada trimestre se realizará una evaluación de ese periodo.
Lo que se espera de la persona es que lleve un tipo de gestión formal de sus objetivos, registre su progreso regularmente y determine con cierta objetividad el porcentaje de logro alcanzado.
Hay diferentes metodologías que pueden ser de utilidad para la gestión formal de objetivos, en lo personal, me parece que la metodología OKR (Objectives & Key Results) es muy conveniente. Su proceso de implementación es sencillo y resulta más intuitivo a las personas para gestionar sus objetivos.
Durante la revisión del progreso, las personas presentan su avance y los resultados logrados durante le periodo. Es importante mantener un ambiente de confianza, respeto y seguridad psicológica. Si quieres que las personas sean más sinceras y abiertas en reportar su progreso real, es vital que confíen en ti como líder y que confíen también en sus compañeros de trabajo.
Mantener un ambiente de apertura y libertad es clave en el proceso de construir un sólido trabajo colaborativo. Las personas necesitan de creer y confiar en sus capacidades y desde luego, creer y confiar en las capacidades y habilidades de las otras personas del equipo y que el equipo les dará la ayuda y soporte necesario cuando lo solicite y requiera la persona.
Resumen
Tener dirección es solo el principio del proceso en la construcción de un equipo de alto desempeño; necesitarás de comunicar y explicar a las personas del grupo la idea y la importancia de los objetivos y de lo que esperas de ellos.
Las personas esperan de ti la ayuda necesaria en la construcción de sus objetivos. Esto te permitirá alinear sus objetivos con los objetivos de las otras personas del equipo, con los tuyos y en general, con los objetivos del área.
Una vez establecido los objetivos, entras a la fase de ejecución. Para esta fase, las conversaciones de Ajuste Rápido y de Check-in te serán de grana ayuda para mantener a las personas enfocadas en el trabajo que tienen que realizar para avanzar con sus objetivos.
La conversación de Revisión del Progreso, se hace al terminar el mes y el trimestre; esto te ayudará a conocer dónde se encuentran las personas en su progreso de sus objetivos; además de que le ayudará a las personas a ser conscientes en dónde se encuentran con su avance logrado de su trabajo.
Este proceso te ayudará crear algo que se llama “accountability” (compromiso y responsabilidad). Esto es clave en el proceso de crecimiento, desarrollo y mejora continua que las personas esperan de su trabajo.
