Pienso que todas las personas quieren hacer un buen trabajo, alcanzar un nivel de desempeño alto, ser reconocidos por su trabajo realizado y crecer profesionalmente. Posiblemente una de las restricciones que limita esto es que desconocen como lograrlo.
Si dedicas tiempo para pensar y describir en que consiste tu trabajo, podrás lograr un nivel de consciencia alto acerca de los elementos claves en los que consiste tu trabajo, lo que se espera que logres y cómo conseguir esto.
La descripción de puesto es el documento guía y base que te ayudará a ganar una mejor comprensión y claridad en que consiste tu trabajo.
Debería ser tu hoja de ruta que te indique los resultados que deberías de entregar, el alcance de tus responsabilidades, los conocimientos y habilidades que necesitas alcanzar y las decisiones que puedes tomar.
Elementos necesarios
La descripción de puesto debería de contener la siguiente información:
- Ubicación del puesto en el contexto de tu organización.
- Resultados (entregables) a lograr.
- Responsabilidades que necesitas cuidar y hacer bien.
- Competencias necesarias.
- Las decisiones que puedes tomar.
- Clientes internos y externos que sirves.
- Proveedores internos y externos de los que necesitas algo.
- La tecnología que necesitas conocer y dominar.
- Conocimiento de lenguas necesario y en que nivel de dominio.
Si tu descripción de puesto contiene estos campos de información, tienes una muy buena guía y hoja de ruta de la complejidad de tu trabajo. Si no tienes esta información, es momento de ponerte a trabajar y actualizar tu descripción. Mejorarás y mucho la calidad de tu desempeño.
Ahora te daré algunas guías que te ayudarán a que hagas buenas descripciones de puesto.
Ubicación del puesto
El primer paso es que ubiques tu puesto dentro del contexto de tu organización. En que área se ubica, a quien o quienes reportas, quienes son tus colegas y quienes son las personas que te reportan directamente.
¿En que te ayuda el conocer esta información? Podrás jalar de cada uno de ellos, los entregables y servicios que esperan de ti; así podrás poner dentro de tu descripción los entregables que esperan de ti e incluir las responsabilidades que te ayudarán a satisfacer sus necesidades.
Entregables o resultados
Todo puesto necesita de entregar resultados, el tuyo, no es una excepción. Precisas de conocer de tu supervisor inmediato que resultados espera que produzcas; a estos resultados también les puedes llamar entregables.
También es importante que identifiques los entregables que tus colegas esperan de ti y necesitas conocer que necesitan de ti las personas que te reportan directamente.
Tu trabajo es mantener el enfoque en los entragables claves de tu puesto y orientar tu trabajo en lograr esos resultados y entregarlos a tiempo.
Responsabilidades del puesto
Es importante que tengas clara la diferencia entre la responsabilidad y tareas o actividades.
La responsabilidad es cumplir correctamente con los propósitos importantes de tu trabajo. La calidad y su correcto cumplimiento son los que construyen los resultados del puesto. Las responsabilidades son el núcleo de tu puesto, conocer estas, es de gran importancia para que tengas éxito en tu trabajo.
La tarea o actividad, es el trabajo físico que es necesario para realizar cualquier trabajo. Las tareas son diversas y son las que llenan nuestro tiempo físico de trabajo. Las tareas o actividades son necesarias para que puedas cumplir con tus responsabilidades.
Una responsabilidad contiene muchas tareas a realizar. Tu enfoque debe de estar en realizar correctamente tus responsabilidades; las tareas, son el como lo vas a lograr.
Competencias del puesto
Competencia es el conocimiento, la experiencia, saber-hacer y las conductas necesarias para realizar un trabajo útil.
Para cualquier trabajo se requieren competencias. Si tienes las competencias suficientemente maduras que el puesto requiere, es muy probable que realices un buen trabajo.
Es importante que identifiques tres tipos de competencias que son necesarias para hacer correctamente tu trabajo: a) competencias técnicas; b) competencias de liderazgo; y c) competencias de gestión (management).
La calidad de tu desempeño dependerá del grado de dominio que tengas de estos tres tipos de competencias. Son diferentes y que actúan simultáneamente en la realización de cualquier trabajo.
Decisiones que puedes tomar
Las empresas son fábricas de decisiones que se toman en todos los niveles; algunas simples, sencillas y otras, complejas y que tienen un gran impacto en la dirección y los resultados logrados por la empresa
Para que puedas lograr los objetivos de tu puesto, deberás de tomar decisiones; conocer cuales son es vital para ti. Saber que decisiones puedes tomar hará que ganes agilidad y velocidad de ejecución de tus responsabilidades.
Desconocer que decisiones puedes y necesitas tomar, traerá confusión en ti, no sabrás como elegir cuando se presenten diversas situaciones y necesitarás de escalar a tu superior en busca de ayuda. Limitarás tu autonomía y se hará más lento tu trabajo.
Es importante que cuando trabajes en esta sección en las decisiones que si puedes y necesitas tomar que tu supervisor esté alineado con esto. Así evitarás problemas de comunicación y de mando en el futuro.
Clientes (internos / externos)
Todo puesto sirve y entrega productos o servicios a otros, estos otros se llaman clientes. Los clientes pueden ser internos (dentro de la empresa) o externos.
Si quieres realizar un trabajo de excelencia en el servicio a tus clientes, será necesario que identifiques cuáles son los requerimientos de ellos y que esperan de ti.
Jala de ellos los entregables que necesitan de ti y así podrás orientar tu trabajo en servirles; podrás incluir algunas responsabilidades para tu trabajo y dedicar tiempo a producir esos entregables y cumplir con su expectativa de servicio.
Es importante identificar quienes son, que esperan de ti de forma concretas y cuándo lo debes de entregar.
Proveedores (internos / externos)
Es igual de importante que identifiques las personas que te deben de entregar algo para que puedas realizar tu trabajo. Sin la ayuda de tus proveedores, no podrás realizar correctamente tu trabajo.
Al igual que te reuniste con tus clientes para conocer y identificar sus necesidades, es importante que te reúnas con tus proveedores y les comuniques tus necesidades. Así ellos podrán conocer de tus necesidades y de la calidad esperada de sus entregables.
Tecnología y software
En el mundo globalizado de ahora, es altamente probable que durante tu día, tengas que interactuar con software y con hardware. La calidad y productividad que alcances en tu trabajo dependerá del grado de dominio que tengas en esto.
Identifica que tecnología se utiliza en tu trabajo, escríbelo y dedica tiempo a cultivar esa competencia clave para el éxito de tu trabajo.
Idiomas
Además del español es probable que en tu día a día estés en contacto con personas de otros lugares del planeta. Si es así, sería recomendable que identificaras ese nivel de contacto, su frecuencia y si la comunicación es por conversaciones, por intercambio de mensajes o tienes que leer información técnica.
El idioma Inglés te será de gran ayuda y posiblemente requieras de otro. Identifícalo y trabajo en cultivar ese idioma con tenacidad.
