Si tienes una posición como manager o de liderazgo, es muy probable que estés viviendo la circunstancia de dirigir a un equipo de personas en la dirección de lograr los objetivos y los resultados que se esperan.
Eso puede ser un aspecto de tu trabajo estresante por el grado de dificultad de lograr que un grupo de personas tengan una visión compartida, una visión clara de los objetivos individuales y colectivos a lograr y estén dispuestos a trabajar colaborativamente entre ellos.
Posiblemente la capacidad de construir equipos de trabajo que tengan un desempeño alto, sea una de las capacidades gerenciales más necesitadas en el mercado laboral y desde luego, en tu empresa también lo es.
Ser un manager – coach, me parece que es una de esas competencias híbridas de alto valor; ya que necesitas tener una serie de conocimientos técnicos del trabajo que realizas, tener maduras ciertas prácticas en la dirección de personas, así como tener los conocimientos y las habilidades de como dar coaching a las personas.
En este artículo, te voy a compartir cinco conversaciones que son necesarias que un manager – coach despliegue con su equipo de trabajo, que te ayudarán a dar un correcto acompañamiento al desempeño de las personas y al progreso de sus objetivos y resultados esperados.
Rol, relaciones & calibración
Los objetivos de esta conversación son: conocer a las personas, identificar sus fortalezas y sus áreas de aprendizaje y mejora; y establecer las expectativas de desempeño que estén alineadas a sus fortalezas; así como que conozcan y comprendan los objetivos generales de la empresa y del área.
Es importante que la gente conozca y sea consciente del impacto que tiene su trabajo en el progreso de los objetivos, tanto del área como de la organización.
A través de una serie de conversaciones de rol, relaciones & calibración vas a ir avanzando junto con la persona en la construcción de acciones concretas para cultivar los conocimientos, habilidades y comportamientos que son necesarios para el buen desempeño de su puestos de trabajo.
Estas conversaciones son informales, rápidas, suceden en tiempo real mientras al trabajo se está realizando. La duración de estas conversaciones son muy rápidas, de 5 a 10 minutos; son frecuentes y suceden en cualquier momento.
Lo que esperan las personas de ti, como manager, es justamente eso, que les des guía, dirección y retroalimentación rápida acerca de cómo están realizando su trabajo y cómo pueden ir mejorando en su trabajo que realizan todos los días.
Conexión rápida
El objetivo de esta conversación es dar retroalimentación rápida a las personas en tiempo real acerca de los aciertos producidos por su trabajo, las buena decisiones tomadas, los comportamientos observados que ayudan al progreso del trabajo con ellos y con el equipo; así como también comunicar los errores cometidos durante el trabajo; discutir las decisiones tomadas que no produjeron los resultados que se esperaban y platicar de aquellos comportamientos que están afectando su desempeño y su relacionamiento con el equipo.
Un desafío de los managers es aprender a ayudar a las personas a alcanzar la autonomía en su trabajo, tanto en el progreso continuo de sus objetivos, sus responsabilidades, su ejecución diaria, los conocimientos y las habilidades necesarias; así como su actitud y comportamientos hacia su trabajo y las personas del equipo.
Las conversaciones diarias y semanales tienen diferentes propósitos. Una es conversar acerca de temas de operación mientras están sucediendo, así se pueden tomar acuerdos de acciones de corrección del rumbo y mantener a las personas en la correcta dirección de ir progresando en el logro de sus objetivos.
La duración de esta conversación es corta, de 10 a 15 minutos; son frecuentes, ocurren en cualquier momento y son informales. Lo importante es dar retroalimentación a la persona acerca de su desempeño, identificar causas probables de errores y fallas, hacer ajustes rápidos y corregir la situación rápidamente.
Check-in (1:1)
La conversación de check-in es más formal que las de conexión rápida; durante esta conversación el manager y las personas van a revisar: el progreso de los objetivos; los problemas y barreras que van surgiendo y obstaculizando el progreso de los objetivos; se trabaja en alinear prioridades, responsabilidades y los recursos necesarios al progreso de los objetivos; se revisa la carga de trabajo y se establece la expectativa del desempeño con sus resultados esperados a lograr en un periodo de tiempo.
La frecuencia de esta conversación es de una o dos veces por mes y la duración puede ser de 15 a 30 minutos.
Es importante informar con tiempo a las personas con las que trabajarás una conversación de check-in para que puedan planificar su agenda, realizar el trabajo previo de preparación y actualización de la información necesaria a revisar sobre la cual se discutirá la situación y se tomarán decisiones.
Al terminar una sesión de check-in es conveniente que te asegures que las personas tengan claro las decisiones discutidas y acordadas, las acciones a realizar para corregir las variaciones y que se realice un plan de acción.
Revisiones de progreso
Un coaching efectivo demanda al manager mantener la atención en los objetivos y los resultados a lograr a través del tiempo y tomar las acciones necesarias para revisar el progreso de los mismos a través del año y de realizar los ajustes necesarios para cuidar de llegar a las metas que se esperan durante un periodo de tiempo.
Las previas conversaciones exploradas ayudan a cuidar e ir mejorando la calidad de la ejecución durante la operación del trabajo diario y cotidiano; la conversación de revisión de progreso es una sesión formal donde se revisará el progreso logrado de los objetivos y los resultados esperados producir en una ventana de tiempo de 3, 6 y 12 meses.
Como manager es necesario que establezcas con tu equipo de trabajo los objetivos y resultados a lograr y que dediques un tiempo específico a revisar la calidad del progreso de estos, las dificultades que están enfrentando, los problemas que van surgiendo, las decisiones a tomar para mantener la correcta dirección en su progreso; y también a establecer una revisión de prioridades, asignación de recursos y construir los planes de acción necesarios que den apoyo a los objetivos y resultados a lograr.
Durante la revisión de progreso es importante observar y reconocer los éxitos logrados, esto te ayudará a mantener la motivación, el compromiso y responsabilidad en las personas del equipo; celebrar los logros con el equipo es algo vital que un manager necesita desarrollar y cultivar.
La conversación de revisión del progreso puede tomar de 60 a 90 minutos; es importante que se planifique, se prepare la información con tiempo, que se cuide que la información esté actualizada, revisada y que se discuta abiertamente cualquier situación.
Conversación de desarrollo
Posiblemente es la conversación más compleja, menos frecuente que se realiza y necesita de tiempo y práctica para que te sientas que has logrado alcanzar un dominio de como realizarla.
Durante esta conversación discutirás cómo se siente la persona en su trabajo, que le gusta, que no lo le gusta tanto, cuales son sus fortalezas y cuales son sus áreas de mejora y crecimiento.
También conversarás acerca de la dirección que las personas quieren tomar en su trabajo, su crecimiento, su desarrollo, sus nuevos desafíos en su carrera, sus planes de capacitación y en general, que dirección quieren tomar para sus carreras profesionales.
Puedes enfocarte en co-crear con las personas sus planes de capacitación que les ayude a construir una base sólida de conocimiento técnico; así como trabajar en el desarrollo de otras competencias diferenciadoras que son necesarias ir cultivando y fortaleciendo a través del tiempo que les ayudarán a lograr un crecimiento profesional.
Esta conversación se puede tener una o dos veces por año; tendrá una duración de 30 a 60 minutos; informa con tiempo a la persona que quieres tener esta conversación.
Resumen
Ser manager – coach es una necesidad ahora en los negocios; las personas mileniales que hoy son más del 50% de la fuerza de trabajo quieren supervisores que les ayuden a mejorar y crecer en sus carreras. Por lo tanto, están esperando que les des el coaching necesario para ir ganando la autonomía operativa de sus trabajos, les ayudes al logro y progreso de sus objetivos y les ayudes en el crecimiento y desarrollo de sus carreras.
Sólo el 47% de las personas reciben retroalimentación algunas veces de sus managers y el 26% de las personas piensan que la retroalimentación recibida fue útil y les ayudó a mejorar la calidad de su trabajo. Esta información pone en perspectiva la importancia ahora de que vayas adquiriendo el conocimiento y desarrollando las habilidades de como dar retroalimentación y coaching a las personas de tu equipo de trabajo.
Recuerda que el objetivo de dar coaching a las personas es ayudarles a realizar un buen trabajo, poner las bases de la mejora continua, la calidad, el crecimiento, el desarrollo y crear es sensación de apropiamiento del trabajo, incrementar la motivación, compromiso y responsabilidad en las personas.
