Una vez que has establecido la expectativa para el nuevo periodo, que los objetivos a lograr han sido acordados con las personas del equipo de trabajo; como líder necesitas dar seguimiento, acompañamiento a la ejecución de estos objetivos.
Es probable que para lograr un objetivo, este se integre de varios proyectos y también es probable, que cada proyecto esté dirigido por personas diferentes. Generalmente los proyectos están compuestos por diferentes miembros del equipo y por personas que trabajan en diferentes áreas o trabajan para el cliente o algún proveedor.
En cualquier caso, como líder o manager, necesitas conocer la calidad del progreso que tienen los objetivos y los proyectos. Para poder realizar este seguimiento; se desarrolló y estableció esta conversación, Check – in.
Check-in
Es una conversación formal de seguimiento a los objetivos y a los proyectos. Puede ser una conversación individual o bien, con los miembros de un equipo de trabajo. Esta conversación tiene una duración de 30 a 60 minutos y los objetivos de esta conversación son:
- Conocer el estatus de progreso del objetivo o del proyecto.
- Identificar los problemas o barreras que el equipo enfrenta.
- Identificar las probables causas de los problemas o restricciones.
- Desarrollar nuevas rutas y acciones con el equipo.
- Desarrollar acuerdos de compromiso de las nuevas acciones a realizar.
- Coordinar el trabajo del equipo de trabajo.
- Alinear prioridades y responsabilidades.
- Asignar los recursos necesarios.
- Acordar las acciones y tomar decisiones.
Proceso
Al ser una conversación formal de seguimiento, sería conveniente coordinar el día, lo hora y el medio por el cual se tendrá el check-in. Para los equipos híbridos algunas personas atenderán la reunión en una sala y otras personas asistirán de forma remota, por video conferencia.
Es importante comunicar a la persona o al equipo, que se tendrá una sesión de check-in para dar seguimiento al progreso de un objetivo o de un proyecto. Si las personas tienen que preparar información que será compartida con otras personas, informar que actualicen la información necesaria y que la envíen a las personas invitadas con anticipación. Así, la reunión será más productiva.
Condiciones del ambiente
Es importante recordar las condiciones necesarias para tener reuniones efectivas de seguimiento.
- Desarrollar y mantener un ambiente de confianza y respeto.
- Desarrollar un ambiente de seguridad psicológica.
- Permitir y promover el intercambio de ideas y la discusión.
- Mantener al grupo enfocado en el tema del check-in.
- Asegurar que todos participen de la discusión.
- Celebrar acuerdos.
- Tomar decisiones.
- Mantener el compromiso y responsabilidad en el equipo.
- Reconocer y celebrar los logros alcanzados.
- Dar confianza a las personas en sus conocimientos y habilidades.
Es tu responsabilidad como líder / manager cuidar de desarrollar y mantener las condiciones arriba mencionadas; estas te ayudarán a que se establezca un dinámica positiva, abierta y productiva. Que ayude a conocer el estatus del objetivo / proyecto que se está discutiendo; así como tomar las decisiones de las nuevas acciones que se desarrollarán e implementarán.
Resumen
Para lograr que tus objetivos progresen, es importante que tengas una dirección clara de lo que quieres lograr, comunicar esta a las personas del grupo que te ayudarán a realizarlo y darle seguimiento a la ejecución mediante sesiones de Check-in, para conocer el progreso logrado y hacer los ajustes necesarios a tiempo.
